Eine lange Liste, eine einfache Frage
Nach einer guten Arbeitsphase habt ihr oft mehr Ideen oder Aufgaben, als sich in der verbleibenden Zeit umsetzen lassen. Jetzt ließe sich lange darüber diskutieren, was am wichtigsten ist. Die Aufwand-Nutzen-Matrix bietet dafür einen schnelleren Weg: Ihr schätzt zu jeder Idee nur zwei Dinge ein, den Aufwand und den Nutzen, und ordnet sie entsprechend ein.
Anders als die Methode How? Now? Wow!, die Ideen nach Originalität und Machbarkeit sortiert, geht es hier um eine sehr praktische Frage: Was bringt uns mit möglichst wenig Aufwand möglichst viel? Das macht die Methode besonders gut geeignet für die Phase, in der ihr von Ideen zu konkreten nächsten Schritten kommen müsst.
Dauer: etwa 20 bis 30 Minuten · Beteiligte: bis zu 10 Personen, bei größeren Gruppen in Kleingruppen aufteilen · Material: Flipchart oder Wand mit eingezeichneter Matrix, Haftnotizen der Ideen oder Aufgaben, Stifte
Auch allein lässt sich die Aufwand-Nutzen-Matrix gut nutzen, etwa um eure eigene Aufgabenliste zu ordnen. Schätzt für jede Idee Aufwand und Nutzen für euch ein und tragt sie in die Matrix ein. Weil euch die Gegenstimmen einer Gruppe fehlen, lohnt es sich besonders, eure Einschätzung noch einmal zu hinterfragen: Schätzt ihr den Aufwand realistisch ein, oder eher so, wie ihr ihn euch wünscht?
Wann sich die Methode lohnt
Die Aufwand-Nutzen-Matrix spielt ihre Stärke aus, wenn
- ihr nach einer Ideensammlung, etwa mit den Crazy 8s, eine lange Liste an möglichen nächsten Schritten vor euch habt,
- ihr entscheiden müsst, was ihr mit der verbleibenden Zeit und dem verbleibenden Budget eurer Kickbox noch umsetzen könnt,
- eine Diskussion über Prioritäten sich im Kreis dreht, weil alle Vorschläge gleich wichtig erscheinen,
- ihr eine schnelle, nachvollziehbare Entscheidung braucht, die ihr später auch gegenüber anderen begründen könnt.
Für Entscheidungen mit hoher Tragweite und großer Unsicherheit reichen die beiden Achsen allein nicht aus. Dafür eignen sich ausführlichere Methoden wie Die riskanteste Annahme zuerst prüfen besser.
Die vier Felder
- Schnelle Erfolge: hoher Nutzen, geringer Aufwand. Zum Beispiel eine missverständliche Formulierung in einem Formular zu ändern. Diese Punkte geht ihr als Erstes an.
- Große Vorhaben: hoher Nutzen, hoher Aufwand. Zum Beispiel ein neues digitales Angebot aufzubauen. Diese Punkte lohnen sich, brauchen aber Zeit und sollten nicht hinter den schnellen Erfolgen aus dem Blick geraten.
- Nebenbei-Aufgaben: geringer Nutzen, geringer Aufwand. Zum Beispiel eine kleine optische Anpassung. Erledigt ihr, wenn Kapazität übrig ist, aber ohne Priorität.
- Zeitfresser: geringer Nutzen, hoher Aufwand. Diese Punkte kosten viel und bringen wenig. Lasst sie bewusst weg, auch wenn das schwerfällt.
So geht ihr vor
1. Die Matrix aufziehen
Zeichnet ein Kreuz mit zwei Achsen: waagerecht der Aufwand von gering bis hoch, senkrecht der Nutzen von gering bis hoch. Klärt vorher kurz im Team, was ihr unter Aufwand versteht, zum Beispiel Zeit, Kosten oder benötigte Abstimmungen.
2. Ideen einordnen
Jede Person oder das ganze Team ordnet die Ideen gemeinsam in die Matrix ein. Bei Uneinigkeit reicht eine kurze Begründung, dann legt ihr die Position gemeinsam fest. Streitet nicht über die genaue Stelle, das Feld reicht.
3. Schnelle Erfolge markieren
Hebt das Feld mit hohem Nutzen und geringem Aufwand farblich oder mit einem Rahmen hervor. Diese Ideen geht ihr zuerst an.
4. Konsequenzen festhalten
Legt fest, was ihr aus der Liste streicht, was ihr sofort beginnt und was ihr für später vormerkt. Haltet das Ergebnis schriftlich fest, damit es nicht wieder in Vergessenheit gerät.
So nutzt ihr das in der Kickbox
In eurer Kickbox ist die Zeit knapp bemessen, und nach Tests mit der Lern-Karte habt ihr oft mehrere mögliche Anpassungen an eurer Idee vor euch. Die Aufwand-Nutzen-Matrix hilft euch dabei, aus all diesen möglichen nächsten Schritten die auszuwählen, die ihr mit eurer verbleibenden Zeit und eurem Budget tatsächlich noch schafft.
Wichtig ist der Unterschied zur Methode How? Now? Wow!: Die nutzt ihr eher am Anfang, um aus vielen Ideen die originellsten und machbarsten herauszufiltern. Die Aufwand-Nutzen-Matrix nutzt ihr eher später, wenn die Grundidee schon steht und ihr konkrete nächste Schritte priorisieren müsst, um pünktlich zum Pitch vor der Jury fertig zu sein.
Tipps aus der Praxis
- Aufwand und Nutzen vorher gemeinsam definieren. Sonst bewertet jede Person nach einem anderen Maßstab.
- Nicht um die exakte Position streiten. Für die Entscheidung reicht das richtige Feld, nicht der exakte Punkt.
- Direkt nach einer Ideensammlung einsetzen. Die Matrix wirkt wie ein Trichter, der aus vielen Ideen die wichtigsten herausfiltert.
- Die Matrix nach jedem größeren Schritt neu aufziehen. Was zu Beginn ein großes Vorhaben war, kann später ein schneller Erfolg sein, und umgekehrt.
Typische Stolpersteine
- Alles wird zum schnellen Erfolg erklärt. Wenn fast jede Idee im gleichen Feld landet, habt ihr vermutlich nicht ehrlich genug unterschieden.
- Aufwand nur in Zeit messen. Auch Abhängigkeiten von anderen Stellen oder der nötige Abstimmungsaufwand gehören zum Aufwand.
- Die Matrix für zu große Entscheidungen nutzen. Bei hoher Unsicherheit und großer Tragweite braucht ihr mehr als zwei Achsen.
- Das Ergebnis nicht festhalten. Ohne schriftliche Konsequenz verpufft die Übung, sobald der Workshop vorbei ist.
Woher die Methode kommt
Die Aufwand-Nutzen-Matrix, im Englischen auch Impact-Effort-Matrix oder Action Priority Matrix genannt, lässt sich nicht auf eine einzelne Quelle oder einen einzelnen Urheber zurückführen. Sie gehört zu den Grundwerkzeugen des Projekt- und Innovationsmanagements und wird dort seit Jahrzehnten in leicht unterschiedlichen Varianten eingesetzt. Verwandt, aber nicht identisch, ist die bekannte Eisenhower-Matrix, die allerdings nicht Aufwand und Nutzen, sondern Dringlichkeit und Wichtigkeit gegenüberstellt.
KI-Hinweis: Dieser Text ist mit Unterstützung von KI entstanden.
